RSS

BAB 12 PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT (MANAJEMEN PENGADAAN)

14 Jan

nama:hendri gunawan

kls     :2dc01

npm   :43112392

12.2 Penggunaan Outsource.

Sistem Out sourcing penyedia tenaga kerja kontrak, termasuk tenaga kerja pabrik dan Jasa Satuan Pengamanan. Dapat diartikan sebagai pemenuhan tenaga kerja pada satu perusahaan melalui sumber lain ( Bursa Tenaga Kerja atau badan yang didirikan untuk tujuan tersebut ). Manfaat yang bisa didapat oleh Pengguna / User diantaranya adalah, Pengguna / User mampu mengoptimalkan produktivitas dari penggunaan jasa tenaga kerja dengan resiko yang minimal, karena sebagian besar dari resiko yang timbul karena kesalahan penanganan tenaga kerja ada pada penyedia tenaga kerja ( Supplier ).
Outsourcing sendiri bukanlah hal baru. Sejarah outsourcing dimulai tahun 1776 ketika Adam Smith, filosofi ekonomi dunia, melontarkan ide bahwa perusahaan lebih efektif dan efisien apabila salah satu unit bisnisnya diserahkan pengerjaannya kepada perusahaan lain yang memiliki kompetensi dan spesialisasi dalam proses produksi tersebut (Hatonen & Eriksson 2009). Ide Smith ini kemudian dikembangkan oleh Coase pada tahun 1973 yang menyarankan bahwa proses produksi suatu barang seharusnya hanya diorganisir oleh perusahaan apabila ongkos produksinya lebih rendah daripada harga dipasaran.
Berbeda dengan sytem konvensional, dalam system Outsourcing, Pengguna / User dapat menentukan jangka waktu kontrak tanpa adanya keharusan untuk menjadikan pekerja kontrak sebagai pekerja tetap setelah mereka menjalani masa kerja selama 2 x kontrak berturut-turut atau lebih. Seandainyapun ini dilakukan secara intern pada system konvensional dengan tidak dibatasinya masa kontrak pekerja, bisanya sering mengundang kerawanan kearah yang kondusif. Dan ini adalah salah satu keunggulan dari system Outsourcing.
Manfaat lain dari outsourcing adalah perusahaan dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pekerjanya. Dalam artian, karena struktur organisasi perusahaan semakin ramping dan menyusutnya jumlah pekerja dilingkungan perusahaan, maka perusahaan dapat meningkatkan kesejahteraan pekerjanya. Manfaat terakhir dari outsourcing adalah penciptaan lapangan tenaga kerja baru dan agen-agen penyedia tenaga kerja.
 
 

12.4 Rencana Procurement, alat dan teknik.

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.
Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang didukungnya.

Komponen manajemen pengadaan proyek:
1. Contract
2. Seller
3. Buyer
4. Purchase Order

Empat kelompok proses adalah:
1. Memulai : Perencanaan, Pendanaan, Persiapan
2. Pelaksana : Perangkaian, Penyempurnaan
3. Administrasi : Koordinasi, Komunikasi
4. Penutupan : Evaluasi

Informasi yang terkandung di dalam Rencana Manajemen Pengadaan yaitu :
1. Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi. 
2. Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan
3. Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
4. Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
5. Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
6. Saran dalam mengelola multiple providers. 
7. Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 
8. Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 
9. Waktu terawal untuk belanja.
10. Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 
11. Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 
12. Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

 
 
Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan
1. Make or Buy Analysis 
2. Expert Judgement 
3. Types of Contract 
4. Procurement Management Plan 
Contract Statement of Work ( SOW )

12.6 Jenis-jenis kontrak dan resikonya.

Jenis kontrak yang sering dipakai dalam pelaksanaan proyek adalah kontrak lumpsum dan kontrak unit price sehingga perlu diketahui lebih jauh keuntungan dan kerugian penggunaan jenis kontrak ini dengan menggunakan Metode Decision Tree. Metode Decision Tree merupakan pohon keputusan yang didalamnya terdapat perbandingan antara kontrak lumpsum dengan kontrak unit price yang didasarkan pada nilai
Expected Opportunity Loss (EOL) kontrak itu sendiri. Nilai EOL didapat dari perkalian antara probabilitas dengan nilai ekspektasi (NE) tiap peristiwa risiko yang menyebabkan pembengkakan biaya. Semakin besar nilai EOL tiap peristiwa risiko maka semakin besar pula kerugian yang diderita. Data-data yang dipergunakan dalam analisis diperoleh dari penyebaran kuisioner kepada kontraktor di Kabupaten Gianyar
sebanyak 32 responden.
Berdasarkan hasil analisis dengan Metode Decision Tree maka perbandingan risiko berdasarkan jenis kontrak yang berkaitan dengan aspek biaya sebagai faktor penyebab terjadinya pembengkakan biaya diperoleh bahwa proyek dengan kontrak lumpsum akan lebih tinggi risikonya menderita kerugian dibandingkan dengan kontrak unit price. Ini dapat dilihat dari nilai penyesalan atau nilai peluang untuk mengalami kerugian (EOL) kontrak lumpsum yang lebih besar dibandingkan dengan kontrak unit price yaitu 80,079 % : 59,924 %. Dengan kata lain maka kontrak lumpsum lebih berisiko dibandingkan dengan kontrak unit price.

12.8 Statement of Work (SOW).

Laporan kerja (tabur) adalah dokumen resmi yang menangkap dan mendefinisikan aktivitas kerja, penyerahan, dan timeline vendor harus mengeksekusi dalam performa kerja yang ditentukan untuk klien. MENABUR biasanya mencakup persyaratan rinci dan harga, dengan standar peraturan dan tata kelola persyaratan dan kondisi.

12.10 Outline untuk sebuah Request for Proposal (RFP).

Request for Proposal (RFP) Template

Judul Proyek 
Latar Belakang Perusahaan 
[Masukkan paragraf singkat menguraikan latar belakang perusahaan Anda. Empat sampai lima kalimat adalah panjang khas untuk sebuah perusahaan kecil atau menengah.] 

Uraian Proyek 
[Masukkan ringkasan proyek Anda, termasuk masalah / kesempatan, tujuan / sasaran dan informasi yang akan membantu vendor memahami kebutuhan untuk proyek tersebut. Pastikan untuk tidak menguraikan persyaratan khusus dalam bagian ini. Sebuah proyek kecil dapat terdiri dari delapan kalimat to10 sementara proyek yang lebih besar bisa beberapa halaman panjang.] 

Persyaratan desain 
[Insert garis besar persyaratan yang berhubungan dengan desain proyek. Hal ini bisa bervariasi tergantung pada jenis proyek. Sebagai contoh, sebuah situs web atau proyek yang terkait dengan pemasaran dapat mencakup informasi mengenai standar merek atau panduan gaya, sedangkan proyek TI dapat mencakup informasi yang berkaitan dengan bagaimana deliverable proyek akan beroperasi. Panjang bervariasi berdasarkan jenis proyek.] 

Persyaratan Teknis dan Prasarana 
[Masukkan persyaratan teknis atau infrastruktur terkait, seperti server atau konfigurasi database.Panjang bervariasi tergantung pada jenis proyek.] 

Persyaratan Fungsional 
[Insert garis besar semua fungsi yang Anda ingin proyek Anda untuk memiliki dan menyertakan deskripsi singkat. Sebagai contoh, proyek e-commerce mungkin termasuk katalog, keranjang belanja, sejarah ketertiban dan halaman produk terkait. Panjang bervariasi berdasarkan jenis proyek.] 

Perkiraan Proyek Durasi 
[Masukkan perkiraan durasi proyek atau tanggal penyelesaian yang diperlukan.] 

Asumsi dan Perjanjian 
[Masukkan daftar asumsi atau perjanjian vendor harus memenuhi. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menunjukkan bahwa tawaran tidak dapat melebihi jumlah tertentu, bahwa usulan tidak akan dikembalikan atau bahwa Anda berhak untuk memberhentikan setiap usulan untuk alasan apapun.Panjang bervariasi tergantung pada jenis proyek.] 

Informasi Submission 
[Masukkan batas waktu untuk pengajuan dan mailing dan / atau alamat e-mail] 

Untuk Informasi Tambahan atau Klarifikasi 
[Masukkan daftar kontak yang akan tersedia untuk memperjelas pertanyaan tentang RFP. Hal ini tidak jarang memiliki kontak terpisah untuk disiplin ilmu tertentu,. Misalnya, satu kontak untuk pertanyaan teknis dan satu lagi untuk pertanyaan pemasaran] 

Dasar pemberian Kontrak 
[Masukkan paragraf pendek atau daftar yang mencantumkan kriteria evaluasi Anda. Hal ini tidak jarang untuk daftar bobot setiap kriteria yang berlaku dalam kaitannya dengan orang lain.] 

Diduga Jadwal Seleksi 
[Masukkan jadwal untuk proses seleksi Anda.]

 
12.12 Administrasi kontrak dan pengawasan perubahan

Pihak-pihak dari kontraktor yang biasanya terlibat dalam proyek adalah sebagai berikut:
– Kepala Proyek
– Site Operasional
– Site Engineer
– Quality & Quantity Engineer
– Pelaksana
– Logistik
– Surveyor
– Operator

Tugas dan Kewajiban Unsur-unsur Organisasi Kontraktor
1. Kepala Proyek
a. Tugas kepala proyek
1. Mengkoordinir bagian-bagian di bawahnya dan menjamin pelaksanaan pekerjaan sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh pihak pengguna jasa serta mengoreski bila ada review design,
2. Mengkoordinir pelaksanaan penyelesaian keluhan pelanggan dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan penyelesaian produk yang tidak sesuai,
3. Mendata perubahan-perubahan pelaksanaan terhadap kontrak,
4. Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan yang telah direkomendasi pengendalian sistem mutu,
5. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang tidak memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan,
6. Membuat laporan-laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan-laporan lain yang berhubungan dengan bidang tugasnya,
7. Berkoordinasi dengan pihak konsultan supervisi, aparat setempat, utamanya pihak direksi PU serta menyelesaikan masalah-masalah teknis lapangan dengan pengawas,
8. Membantu bidang administrasi kontrak untuk memeriksa dan menyetujui tagihan upah mandor, sub kontraktor, dan sewa alat yang berhubungan dengan prestasi fisik lapangan serta mengajukanrequest ke direksi proyek sebelum pekerjaan dimulai termasuk koordinasi dengan konsultan supervisi.
b. Tanggung Jawab
1. Menetapkan sasaran mutu,
2. Memimpin setiap pertemuan,
3. Melakukan komunikasi dengan pihak-pihak terkait dilokasi proyek,
4. Memberikan persetujuan atas permintaan kebutuhan proyek ke kantor pusat/ cabang

2. Site Engineer
Tugas dan kewajiban site engineer adalah sebagai berikut:
1. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan,
2. Membantu pejabat pelaksana teknis kegiatan dalam penyelesaian administrasi kemajuan proyek. Bantuan ini termasuk mengumpulkan data proyek seperti kemajauan pekerjaan, kunjungan pekerjaan, kunjungan lapangan, rapat-rapat koordinasi dilapangan, data pengukuran kuantitas, dan pembayaran kepada kontraktor. Semuanya dikumpulkan dalam dalam bentuk laporan kemajuan bulanan dan memberikan saran-saran untuk mempercepat pekerjaan serta memberikan penyelesaian terhadap kesulitan yang timbul baik secara teknis maupun kontraktual untuk menghindari keterlambatan pekerjaan,
3. Menjamin semua pelaksanaan detail teknis untuk pekerjaan mayor tidak akan terlambat selama masa mobilisasi untuk masing-masing paket kontrak dalam menentukan lokasi, tingkat serta jumlah dari jenis-jenis pekerjaan yang secara khusus disebutkan dalam dokumen kontrak,
4. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik ditandatangani, menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain, termasuk data pendukung yang diperlukan, mengendalikan kegiatan-kegiatan kontraktor, termasuk pengendalian pemenuhan waktu pelaksanaan pekerjaan, serta mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis maupun permasalahan kontrak,
5. Mengendalikan semua personil yang terlibat dalam pekerjaan penyelidikan bahan/material baik di lapangan maupun laboratorium serta menyusun rencana kerjanya,
6. Mengikuti petunjuk–petunjuk dan persyaratan yang telah ditentukan terutama sehubungan dengan:
1. Inspeksi secara teratur ke paket-paket pekerjaan untuk melakukan monitoring kondisi pekerjaan dan melakukan perbaikan-perbaikan agar pekerjaan dapat direalisasikan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditentukan,
2. Pemahaman terhadap spesifikasi. Metode pelaksanaan untuk setiap jenis pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi dilapangan,
3. Metode pengukuran volume pekerjaan yang benar sesuai dengan pasal-pasal dalam Dokumen Kontrak tentang cara pengukuran dan pembayaran.
4. Melakukan pemantauan dengan ketat atas prestasi kontraktor segera melaporkan kepada pejabat pelaksana teknis kegiatan apabila kemajuan pekerjaan ternyata mengalami keterlambatan lebih dari 15% dari rencana, serta membuat saran-saran penanggulangan dan perbaikan,
5. Melakukan pengecekan secara cermat semua pengukuran pekerjaan dan secara khusus harus ikut serta dalam proses pengukuran akhir pekerjaan,
6. Menyusun laporan bulanan tentang progress fisik dan keuangan serta menyerahkan kepada Pejabat pelaksana teknis kegiatan,
7. Menyusun Justifikasi teknis, termasuk gambar dan perhitungan, sehubungan dengan usulan perubahan kontrak,
8. Mengecek dan menandatangani dokumen pembayaran bulanan (Monthly Certificate),
9. Mengecek dan menandatangani dokumen-dokumen tentang pengendalian mutu dan volume pekerjaan,
10. Memeriksa gambar kerja (shop drawing) yang diajukan oleh kontraktor dan disetujui oleh Direksi Teknik,
11. Memeriksa gambar hasil terlaksana (as built drawing) yang diajukan oleh kontraktor dan disetujui oleh Direksi Teknik. Gambar tersebut harus dibuat secara bertahap setiap pekerjaan selesai dikerjakan.

3. PelaksanaTugas dan kewajibannya, antara lain:
1. Menyimpan gambar kerja dengan baik, tidak boleh merubah/mencoret tanpa seizin atasan langsung,
2. Melaksanakan pekerjaan dengan konsisten sesuai dengan rencana mutu proyek (instruksi kerja), speksifikasi teknis dari pelanggan, dan gambar kerja yang diterimanya dengan mengarahkan tukang/sub kontraktor dan pekerjanya hingga didapat pekerjaan yang bermutu, tepat waktu, dan biaya yang seefisien mungkin,
3. Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan,
4. Membuat dan melaksanakan detail program kerja berdasarkan program harian/mingguan/bulanan yang adan serta melaporkan prestasi kerja ke kepala proyek,
5. Membuat opname prestasi pekerjaan bersama-sama kepala proyek dan sub kontraktor (bila ada) yang bersangkutan untuk keperluan tagihan dan lain-lain,
6. Menyelenggarakan pencatatan-pencatatan atas tindakan yang telah dikerjakan baik qualitatif maupun quantitatif untuk dapat membuat laporan mingguan mengenai:
1. Pemakaian bahan, mesin-mesin/alat-alat dalam pekerjaan yang sedang dilaksanakan,
2. Penggunaan persekot karya yang dipercayakan kepadanya,
3. Ihktisar upah dan hari perkerjaan,
4. Kemajuan pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
5. Mengumpulkan bukti-bukti penerimaan/pengeluaran tertulis akibat bahan/ material, alat, dan keperluan lainnya kepada kepala proyek sehingga pertanggungjawaban akan terlihat di dalamcash flow perusahaan.
4. Quality Engineer
Tugas dan kewajibannya adalah sebagai berikut:
1. Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan sesuai RMP,
2. Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan barang serat memberikan tanda status pada pekerjaan barang yang telah diperiksa/dites,
3. Melakukan final inspection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya serta melakukan tes terhadap material yang masuk khususnya yang dominan untuk mutu,
4. Mengontrol barang/alat yang dipasok untuk pelanggan apakah sesuai persyaratan/perjanjian atau tidak dan menjamin bahwa keluhan pelanggan atau produk tidak sesuai ditangani (prosedur mutu yang berlaku),
5. Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi dan pencegahannya,
6. Bertanggung jawab penuh ke kepala proyek dan berkoordinasi ke konsultan supervisi maupun direksi PU.
5. Quantity Engineer
Tugas dan kewajiban quantity engineer, antara lain:
1. Melakukan opname pekerjaan,
2. Memonitor pelaksanaan pekerjaan di lapangan,
3. Menyampaikan rencana pekerjaan (request) kepada pengguna jasa/pemilik proyek,
4. Membuat laporan kemajuan fisik proyek,
5. Membuat sertifikat bulanan dan data pendukungnya,
6. Membina, mengarahkan, dan mengkoordinasi bawahan,
7. Memastikan diimplementasikannya sistem manajemen mutu di bagian proyek,
8. Memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan di bagian proyek,
9. Menyimpan arsip.
6. Logistik
Tugas dan tanggung jawabnya:
1. Melakukan pembelian barang langsung/alat, sesuai dengan tingkatan proyek dengan mengambil pemasok yang sudah termasuk dalam daftar pemasok terseleksi dan atas persetujuan direktur perusahaan,
2. Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik barang langsung maupun barang/alat yang dipasok pelanggan termasuk memberi label keterangan setiap barang,
3. Bertanggung jawab terhadap cara penyimpanan barang dan mencatat keluar masuknya barang-barang yang tersedia di penyimpanan/gudang,
4. Membuat/menyusun laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya,
5. Membuat berita acara penerimaan/penolakan bahan/material setelah pengontrolan kualitas (olehquality control) dan kuantitas,
6. Selalu berkoordinasi dengan bagian teknik dan pelaksana dalam pengiriman bahan/material termasuk berkoordinasi ke pihak direksi PU serta mengamankan aktiva perusahaan berikut bukti-bukti kerjanya.
7. Surveyor
Tugas dan kewajiban surveyor adalah:
1. Melakukan pelaksanaan survei lapangan dan penyelidikan/pengukuran tempat-tempat lokasi yang akan dikerjakan terutama untuk pekerjaan mayor item,
2. Mencatat dan mengevaluasi hasil pengukuran yang telah dilakukan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan melakukan tindak koreksi dan pencegahannya,
3. Melaporkan dan bertanggung jawab hasil pekerjaan ke kepala proyek.
8. Operator
Tugas dan kewajiban operator, antara lain:
1. Mengoperasikan mesin/peralatan dengan benar,
2. Menjaga kebersihan, kondisi, dan keamanan mesin/peralatan,
3. Melaporkan ke atasan apabila mesin/peralatan rusak/perlu diperbaiki.

Penggunaan Software dalam mendukung Project Procurement Management

Penggunaan Software selama dalam pelaksanaan suatu Proyek konstruksi dibutuhkan elemen-elemen untuk mengendalikan waktu dan biaya sutau proyek harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Untuk membuat laporan yang mendefinisikan tindakan khusus harus disetujui
b. untuk mendukung perencanaan proyek,
pelacakan dan pengendalian
c. Analisa dari jalur terpanjang didalam jaringan (network) jadwal dengan
sasaran, mencari jalan keluar dan mengoptimalkan waktu
d. Analisa pengeluaran anggaran yang terencana dan actual dihubungkan
dengan pekerjaan yang telah diselesaikan , mengidentifikasi faktor-faktor yang
berpengaruh dominan dalam tahap distribusi informasi proyek. Metode yang

Sumber : 
http://henggarrisa.wordpress.com/category/manajemen/pelaksana-proyek/
http://3.bp.blogspot.com/-jzkcR4XlVj4/UMbTyVasb1I/AAAAAAAAFSc/GU-hJbWt1BE/s1600/Outline+of+a+Request+for+Proposal+-+RFP.jpg
http://vahmy76.wordpress.com/2012/12/24/

 

  

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Januari 14, 2014 in Uncategorized

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: